Abwesenheitsmanagement bezeichnet die einheitliche Erfassung, Bewertung und Auswertung aller Zeiten, in denen Beschäftigte nicht zum Dienst eingeteilt werden können, also Krankheit, Urlaub, Fortbildung, Dienstreise, Sonderurlaub oder Freistellung. Wie sich ein Abwesenheitstag auf Stundenkonto, Urlaubskonto und Abrechnung auswirkt, hängt von seiner Kategorie ab.
Abwesenheitsmanagement mit GisboTimer
In der Dienstplanungssoftware GisboTimer stehen alle Abwesenheiten im selben Dienstplan. Auf diese Daten greifen auch die Urlaubsverwaltung und das Modul für das Betriebliche Eingliederungsmanagement zu, das aus längeren Krankheitszeiten die BEM-Fälle ermittelt.
Abwesenheitsarten und ihre Kategorien
Welche Abwesenheiten es in Ihrer Behörde gibt, legen Sie selbst fest, ohne Begrenzung der Anzahl. Das Kürzel jeder Abwesenheit erscheint im Dienstplan, sobald sie dort geplant wird. Jede Abwesenheit wird einer Kategorie zugeordnet. Die Kategorie legt fest, ob eine Abwesenheit neben den Stunden weitere Buchungen auslöst, beim Urlaub etwa die Abbuchung vom Urlaubskonto.
| Kategorie | Wirkung auf die Stunden | Besonderheit |
|---|---|---|
| Jahresurlaub | Stunden werden angerechnet | Abbuchung vom Urlaubskonto, Resturlaub wird aktualisiert |
| Krank | Stunden werden angerechnet | zählt als Krankentag, Grundlage für die Ermittlung von BEM-Fällen |
| Sonstige, zum Beispiel Fortbildung | Stunden werden angerechnet | kann als Arbeitstag gewertet werden |
| Dienstfrei | keine Stunden | bei 8 Stunden Tagessoll entsteht ein Minus von 8 Stunden |
| Kein Dienst | keine Stunden | – |
Voreingestellt sind unter anderem Urlaub (U), Krankheit (K), Freistellung (FS), Sonderurlaub (SU), Dienstfrei (DF), Kein Dienst (KD), interne und externe Fortbildung (iF, eF), Unterweisung (UW), Mutterschutz (MU), Personalrat und Gleichstellungsbeauftragte (PG), Wehrübung (WÜ), Personalausflug (PA) und Dienstenthebung (DE). Die Liste lässt sich jederzeit an Ihre Organisation anpassen.
Abbildung: Maske „Abwesenheiten“. Über ein Häkchen machen Sie eine Abwesenheit in GisboWeb beantragbar.
Abwesenheiten, die als Arbeitstag zählen
Manche Abwesenheiten sind als Arbeitstag zu werten, Fortbildungen zum Beispiel. Mit dem gleichnamigen Häkchen definieren Sie sie als solche. Damit lassen sich einer Abwesenheit auch Zeiten an einem sollfreien Tag wie Samstag oder Sonntag zuordnen, und die Ruhezeitprüfung im Dienstplan kann diese Abwesenheiten berücksichtigen.
Krankmeldungen erfassen
Krankheitszeiten lassen sich im Programm GisboTimer und im Mitarbeiterportal GisboWeb erfassen. Wer Krankmeldungen eintragen darf, legen Sie fest: Einzelne Beschäftigte werden als Krankmelder für ihre eigene Dienstplangruppe, für weitere Gruppen oder für alle berechtigt. In einer Stadt-, Kreis- oder Gemeindeverwaltung kann so zum Beispiel die Leitung des Bauhofs die Krankmeldungen ihres Teams selbst eintragen.
- Krank vor Dienstbeginn: Die Person erscheint nicht zum Dienst. Der Krankmelder trägt den ersten Krankheitstag ein, der Eintrag steht sofort im Dienstplan.
- Krank während des Dienstes: Geht jemand während des Dienstes krank nach Hause, schließt die Meldung an die bereits gebuchte Arbeitszeit an. Solche Tage wertet GisboTimer als „krank im Dienst“ und nicht als Krankentag.
- Automatische Fortschreibung: Ist nur der Beginn eingetragen, schreibt GisboTimer die Krankheit jede Nacht fort, bis die Person wieder eine Kommt-Buchung am Terminal vornimmt oder der Krankmelder die Gesundmeldung einträgt.
Zu jeder Krankmeldung lässt sich vermerken, ob eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorliegt. Mit der Krankmeldung werden die zuvor geplanten Dienste überschrieben. Welche Funktion ursprünglich geplant war, bleibt im Protokoll des Tages nachvollziehbar.
Abwesenheitsanträge und Übersicht für Vorgesetzte
In GisboWeb sehen die Beschäftigten eine Übersicht ihrer Abwesenheiten und stellen dort Anträge, etwa für Urlaub, Dienstreise oder einen Gleittag. Ob dabei eine Stellvertretung angegeben werden muss, stellen Sie ein. Vorgesetzte finden im Vorgesetztenbereich eine Abwesenheitsübersicht über jeweils zwei Monate mit allen Beschäftigten, für die sie berechtigt sind. Über frei gebildete Gruppen bleibt die Darstellung auch in großen Bereichen übersichtlich.
Im Dienstplan zeigt zusätzlich eine Tagesübersicht alle abwesenden Beschäftigten. Vorgesetzte sehen so vor der Genehmigung weiterer Anträge, wie viele Personen an diesem Tag bereits fehlen, und Dienstplaner erkennen, wo nach einem Ausfall nachgesteuert werden muss.
Datenschutz bei Abwesenheitsgründen
Wird der Dienstplan veröffentlicht, ersetzen Sie das eigentliche Kürzel einer Abwesenheit durch ein Scheinkürzel. So bleibt der Plan lesbar, ohne dass das Team den Grund sieht. Ist kein Scheinkürzel vergeben, steuert das Feld „Verborgen“ die Anzeige. Bei neuen Abwesenheiten ist es voreingestellt, die Zelle im veröffentlichten Plan bleibt dann leer.
Abwesenheiten und Fehlzeiten auswerten
Über die Dienstplanauswertung werden die im Dienstplan eingetragenen Abwesenheiten gemäß Ihren Einstellungen summiert und in Tagen oder Stunden dargestellt. Personenkreis, Abwesenheitsarten und Zeitraum wählen Sie frei. Alternativ lassen sich alle gebuchten Abwesenheiten im gewählten Zeitraum einzeln anzeigen. Tage, an denen jemand im Dienst erkrankt ist, weist die Auswertung gesondert als „krank im Dienst“ aus. Das Ergebnis können Sie als Excel-Datei weiterverarbeiten. Ein weiterer Bericht zeigt die Abwesenheiten der gesamten Behörde an einem gewählten Tag.
Abbildung: Abwesenheiten in der Maske „Dienstplanauswertung“
