Urlaubsverwaltung bedeutet im öffentlichen Dienst, den Urlaubsanspruch jeder Person nach Tarifvertrag, Bundesurlaubsgesetz oder Urlaubsverordnung des Dienstherrn zu berechnen, Anträge über einen festgelegten Genehmigungsweg zu führen und das Urlaubskonto bis zum Verfall des Resturlaubs aktuell zu halten. GisboTimer übernimmt das mit den Daten, die im Dienstplan ohnehin vorhanden sind.
Urlaubsverwaltung für Kommunen, Behörden, Justiz und Hochschulen
Die Urlaubsverwaltung ist eines der Module der Dienstplanungssoftware GisboTimer. Sie ist für Stadt-, Kreis- und Gemeindeverwaltungen ebenso ausgelegt wie für Landesbehörden, Justiz und Hochschulen. Für die Beschäftigten der Kommunen gilt in der Regel der TVöD, in den Ländern der TV-L, für Beamtinnen und Beamte die Urlaubsverordnung des Dienstherrn. Das Modul behandelt den Erholungsurlaub und alle Zusatzurlaube. Wie Krankheit, Fortbildung, Dienstreise oder Sonderurlaub erfasst, kategorisiert und ausgewertet werden, beschreibt die Seite Abwesenheitsmanagement.
Wie GisboTimer den Urlaubsanspruch berechnet
Grundlage ist der Jahresurlaubsanspruch, den Sie für jede Beschäftigtengruppe hinterlegen, getrennt für Beamte und für Tarifbeschäftigte. Davon ausgehend berücksichtigt GisboTimer automatisch alle Faktoren, die den persönlichen Anspruch verändern.
| Faktor | Wirkung auf den Urlaubsanspruch |
|---|---|
| Arbeitswoche weicht von der Fünf-Tage-Woche ab | Anspruch sinkt oder steigt um 1/260 je entfallendem oder zusätzlichem Arbeitstag, konkret aus dem Kalender berechnet |
| Eintritt oder Austritt während des Jahres | ein Zwölftel des Jahresanspruchs für jeden vollen Monat des Beschäftigungsverhältnisses |
| Beurlaubung, zum Beispiel Elternzeit | Kürzung um ein Zwölftel je vollem Kalendermonat; ein Restanspruch wird nach dem Ende der Beurlaubung übernommen |
| Schwerbehinderung | Zusatzurlaub für schwerbehinderte Menschen (§ 208 SGB IX); die Tage schlägt GisboTimer anhand des erfassten Grads der Behinderung vor |
| Schicht- und Wechselschichtdienst | Zusatzurlaub nach § 27 TV-L beziehungsweise TVöD auf Basis der Einstufung der letzten zwölf Monate, einschließlich der tariflichen Höchstgrenzen |
| Nachtdienst im Beamtenbereich | Dienstbefreiung für Nachtdienst (DBN), monatlich aus den geleisteten Nachtstunden ermittelt |
| AZV- oder Freistellungstag | wird berücksichtigt, wenn aktiviert |
Für Tarifbeschäftigte gilt als Untergrenze der gesetzliche Mindesturlaub nach dem Bundesurlaubsgesetz. Unterschreitet der berechnete Anspruch diesen Wert und bestand das Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate, setzt GisboTimer den Mindesturlaub an. Für Beamtinnen und Beamte richtet sich der Anspruch nach der Urlaubsverordnung des jeweiligen Dienstherrn, deren Werte Sie im Programm hinterlegen. Treffen mehrere Zusatzurlaube zusammen, prüft GisboTimer die tariflichen Höchstgrenzen nach § 27 Abs. 4 TV-L beziehungsweise TVöD.
Ändert sich später etwas, zieht GisboTimer den Anspruch nach. Wechselt eine Person das Arbeitszeitmodell, wird der Urlaubsanspruch im Hintergrund neu berechnet. Wird im Februar festgestellt, dass ein im November eingetragener Urlaub nicht angetreten wurde, aktualisiert GisboTimer nach der Korrektur im Dienstplan auch den Resturlaub aus dem Vorjahr.
Das Urlaubskonto
Für jede Person legt GisboTimer beim Anlegen im Personalstamm ein Urlaubskonto an und erzeugt mit der Abrechnung des Monats Dezember automatisch den neuen Urlaubsstand für das Folgejahr. Mit jeder Monatsabrechnung wird das Konto aktualisiert. Es zeigt Resturlaub aus dem Vorjahr, Jahresurlaub, Zusatzurlaub, Urlaub wegen Schwerbehinderung und Freistellungstage sowie die bereits genommenen Tage. Wo das Urlaubsrecht Ihres Dienstherrn es vorsieht, kann Resturlaub auf einem Ansparkonto zurückgelegt und später verwendet werden.
Wird GisboTimer während des Jahres eingeführt oder kommt jemand aus einer anderen Dienststelle, tragen Sie den im laufenden Jahr bereits genommenen Urlaub einmal ein. Der Resturlaub stimmt danach sofort.
Urlaubsantrag und Genehmigung über GisboWeb
Der Urlaubsantrag wird vollständig digital im Mitarbeiterportal GisboWeb gestellt und durchläuft das Genehmigungsverfahren, das Sie festlegen.
- Antrag: Beschäftigte wählen den Zeitraum und geben die Stellvertretung an. Reicht der Resturlaub, geht der Antrag in den Workflow.
- Stellvertretung: Die Stellvertretung erhält eine E-Mail und eine Aufgabe in GisboWeb und bestätigt oder lehnt den Zeitraum ab.
- Vorgesetzte: Vorgesetzte und ihre Vertretungen sehen den Antrag in ihrem Bereich, erkennbar an Ampelfarben auch den Stand der Stellvertretung. Nach einer von Ihnen festgelegten Zahl von Tagen erinnert GisboTimer an unbearbeitete Anträge.
- Genehmigung: Der genehmigte Urlaub steht automatisch im Dienstplan. Wenn Sie es einstellen, geht bei jeder Genehmigung eine E-Mail an die Urlaubsverwaltung. Eine erteilte Genehmigung lässt sich stornieren.
Optional gilt ein Antrag automatisch als genehmigt, wenn Vorgesetzte ihn innerhalb einer festgelegten Karenzzeit nicht bearbeiten. Vorgesetzte und Personalabteilung werden darüber per E-Mail informiert. In der Jahresübersicht sehen die Beschäftigten jederzeit ihren Urlaubsanspruch, ihre gestellten Anträge und die genehmigten Zeiträume.
Urlaubsvorplanung und Urlaubswünsche
In der Teamübersicht von GisboWeb tragen Beschäftigte ihre Urlaubswünsche für das kommende Jahr ein, als Vorstufe zum offiziellen Antrag. Jeder sieht, wer wann Urlaub plant, ob sich Zeiträume überschneiden und welche Alternativen bleiben. So klären sich Überschneidungen, bevor jemand einen Antrag stellt. Aus Datenschutzgründen lässt sich die Anzeige anonymisieren.
Im Dienstplan erscheinen die Wünsche als Vormerkung, nicht als echte Abwesenheit: gelb, solange sie offen sind, grün nach Zustimmung, rot nach Ablehnung. Dienstplaner und Vorgesetzte können jeden Wunsch kommentieren. Ist ein Wunsch bestätigt, wird er per Klick zum Urlaubsantrag, der dann den beschriebenen Genehmigungsweg durchläuft.
Automatische Erinnerung an verfallenden Resturlaub
Den Hinweis auf verfallenden Resturlaub, den die Rechtsprechung vom Arbeitgeber verlangt, verschickt GisboTimer automatisch. Mit den Abrechnungen der Monate Dezember und Mai, also Anfang Januar und Anfang Juni, erhalten alle Beschäftigten mit Resturlaub aus dem Vorjahr eine E-Mail mit den Verfallsfristen. Den Text legen Sie einmal als Vorlage mit Textbausteinen an, bis zu zwei PDF-Dokumente können angehängt werden.
Für jede Person ist nachvollziehbar, ob und wann die E-Mail versendet wurde. Konnte eine Nachricht nicht zugestellt werden, erhält die Personalverwaltung eine Sammelmail mit allen betroffenen Personen. Den Verfallsstichtag hinterlegen Sie in den Grundeinstellungen, der Verfall selbst erfolgt automatisch oder manuell.
Praxisbeispiel: Justiz Rheinland-Pfalz
Die Justiz Rheinland-Pfalz führt mit GisboTimer die Urlaubskonten ihrer Justizvollzugsanstalten. Erholungsurlaub, Zusatzurlaub für Schicht- und Wechselschichtdienst, Beurlaubungen sowie Ein- und Austritte während des Jahres werden automatisch berechnet, auch wenn jemand das Arbeitszeitmodell wechselt.
