Digitale Zeiterfassung für Behörden und die öffentliche Verwaltung
Digitale Zeiterfassung im öffentlichen Dienst bedeutet mehr als festzuhalten, wann jemand kommt und geht. Erfasst werden muss, was tarif- und dienstrechtlich bewertet wird, also Gleitzeit, Rufbereitschaft, Wegezeiten, Dienstreisen und Schichtzuschläge. Darin liegt der Unterschied zwischen einem Zeiterfassungssystem für Behörden, Gemeinden, Eigenbetriebe und nachgeordnete Einrichtungen und einer Stempeluhr für den gewerblichen Bereich.
Seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 beschäftigt die Arbeitszeiterfassung Unternehmen und Behörden gleichermaßen. Mit der Dienstplanungssoftware GisboTimer erfassen und verwalten Sie Arbeits- und Dienstzeiten vollständig digital.
GisboTimer ist auf die Belange des öffentlichen Dienstes zugeschnitten, von Stadt-, Kreis- und Gemeindeverwaltungen bis zu Landesbehörden, Justiz und Hochschulen. Für die Erfassung der Arbeitszeiten stehen drei Wege zur Verfügung.
| Erfassungsweg | Geeignet für | Voraussetzung |
|---|---|---|
| Webterminal (Browser) | Beschäftigte mit festem Arbeitsplatz | Browser, keine zusätzliche Hardware |
| Zeiterfassungs-App | Außendienst, Homeoffice, wechselnde Einsatzorte | Smartphone oder Tablet |
| Hardware-Terminal | Bauhöfe, Werkstätten, Bereiche ohne PC-Zugang | Terminal am Standort |
Wie Ihre Beschäftigten ihre Zeiten buchen, entscheiden Sie. Die Erfassungswege lassen sich auch kombinieren. Arbeitszeiten lassen sich dabei ganz einfach auf Kostenstellen buchen, zum Beispiel für die Arbeiten des Bauhofs.
Regeln, Korrekturen und Genehmigungen
Arbeitszeiten, Pausenregelungen, Wegezeiten, Gleitzeiten und weitere Regeln legen Sie nach Ihren Vorgaben fest. Auch Homeoffice, Schulzeiten für Auszubildende und Dienstreisen bildet GisboTimer ab.
Fehlerhafte Buchungen korrigieren die Beschäftigten selbst. Wenn Sie es so festlegen, muss die Führungskraft die Korrektur freigeben. Vergisst jemand eine Buchung, weist das System darauf hin oder ergänzt die erforderliche Pausenzeit automatisch, auch hier auf Wunsch mit Genehmigung durch Vorgesetzte.
Für Rufbereitschaften erfasst GisboTimer Wegezeiten, Einsatzzeiten und Telefonzeiten getrennt, unter Berücksichtigung der Bestimmungen von TV-L und TVöD.
Arbeitszeiten und Salden für die Beschäftigten
Die Beschäftigten sehen jederzeit ihre Arbeitszeiten, Stundensalden und Zuschläge, die nach der Verarbeitung in den Dienstplan oder den zentralen Kalender übernommen werden. Welche Informationen freigegeben sind, entscheiden Sie als Arbeitgeber, ob Dienstzeiten, Stundensalden oder die Urlaubsplanung.
Wie ist die Rechtslage?
Der Europäische Gerichtshof hat am 14. Mai 2019 in der Rechtssache C-55/18 entschieden, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber zur Einrichtung eines Systems der Arbeitszeiterfassung verpflichten müssen. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 (1 ABR 22/21) festgestellt, dass diese Pflicht in Deutschland bereits aus § 3 Absatz 2 des Arbeitsschutzgesetzes folgt. Eine gesetzliche Regelung im Arbeitszeitgesetz ist angekündigt.
Für Behörden und öffentliche Einrichtungen heißt das praktisch, dass die Aufzeichnung vollständig und nachvollziehbar sein muss und die Beschäftigten sie einsehen können. Eine über Jahre gewachsene Tabellenkalkulation leistet das nach unserer Erfahrung nicht mehr.
Webterminal zur Zeiterfassung im Browser (GisboWeb)
Mit dem Webterminal von GisboTimer buchen Ihre Beschäftigten ihre Arbeitszeiten an jedem PC im Browser. Stechkarten oder zusätzliche Hardware-Terminals sind dafür nicht nötig, das spart Investitionskosten.
Beginn und Ende von Arbeitszeit und Pausen sind in wenigen Sekunden gebucht. Ihr Regelwerk mit Höchstarbeitszeiten und Pausenregelungen ist hinterlegt, die Einhaltung überwacht das System. So zieht es nach mehr als sechs Stunden Arbeit automatisch eine halbstündige Pause ab und meldet die Überschreitung von Stundenlimits. Auch Dienstreisen und Rufbereitschaftsdienste lassen sich im Webterminal erfassen.
Urlaub und Monatsabrechnung
Über das Webterminal läuft auch die Urlaubsverwaltung. Beschäftigte stellen ihren Urlaubsantrag online, geben eine Stellvertretung an oder bestätigen die Stellvertretung für andere. Am Monatsende berechnet GisboTimer alle Zulagen und Zuschläge und übermittelt sie digital an das Landesamt oder die zuständige Auszahlungsstelle.
Hardware-Terminals von unserem Technologiepartner PCS
Neben dem Webterminal lässt sich die Arbeitszeit auch über ein Hardware-Terminal erfassen. Gemeinsam mit unserem Technologiepartner PCS bieten wir eine Auswahl an Terminals an, einen Überblick über die Geräte finden Sie unter www.pcs.com. Lieferung und Installation des gewünschten Terminals übernehmen wir.
Vorhandene Zeiterfassungsterminals weiter nutzen
Vorhandene Terminals können Sie in vielen Fällen weiter nutzen. Schnittstellen bestehen bereits zu den Zeiterfassungssystemen von PCS, DataFox, Chipdrive und Computime. Für andere Systeme erstellt unsere Entwicklungsabteilung die Schnittstelle. Die Terminals bleiben, die Auswertung übernimmt GisboTimer. Das erspart die Neuanschaffung.
Für die Übergabe an die Entgeltabrechnung bestehen außerdem Schnittstellen zu SAP und zur Abrechnungssoftware LOGA: Daten zur Abrechnung werden direkt weitergeleitet und vorbereitet. Zulagen und Mehrarbeitsstunden werden an die zuständigen Besoldungsstellen übermittelt, mehr dazu auf der Seite Zulagenberechnung.
