Das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) ist das Verfahren nach § 167 Abs. 2 SGB IX, in dem Arbeitgeber und betroffene Person nach längerer Arbeitsunfähigkeit gemeinsam klären, wie die Arbeitsunfähigkeit überwunden und erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt werden kann. Beteiligt sind die Interessenvertretung, bei schwerbehinderten Beschäftigten die Schwerbehindertenvertretung und bei Bedarf der Betriebs- oder Werksarzt.
BEM-Software für den öffentlichen Dienst
Das BEM findet nur mit Zustimmung und Beteiligung der betroffenen Person statt, die zusätzlich eine Vertrauensperson eigener Wahl hinzuziehen kann. In einer Organisation mit Hunderten oder Tausenden Beschäftigten muss die Personalabteilung dafür im Blick behalten, wer die gesetzliche Schwelle erreicht hat, wer eingeladen wurde und wer noch nicht geantwortet hat. Das betrifft Landesbehörden ebenso wie Stadt-, Kreis- und Gemeindeverwaltungen, in denen das BEM häufig neben vielen anderen Personalaufgaben läuft und Fristen deshalb leicht aus dem Blick geraten.
Diesen Überblick liefert das BEM-Modul der Dienstplanungssoftware GisboTimer. Es arbeitet mit den Krankheitszeiten, die im Dienstplan und über das Abwesenheitsmanagement ohnehin erfasst werden.
Abbildung: Ablauf eines BEM-Verfahrens in GisboTimer
Wie GisboTimer BEM-Fälle erkennt
Die Schwelle für ein BEM ist gesetzlich vorgegeben und deshalb in GisboTimer nicht einstellbar. GisboTimer meldet einen Fall ab sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit am Stück oder ab zusammengerechnet 30 Arbeitstagen innerhalb von zwölf Monaten. Bei einer Fünf-Tage-Woche entsprechen 30 Arbeitstage sechs Wochen.
| Kategorie | Kriterium | Ermittlung |
|---|---|---|
| Zusammenhängende Erkrankung | sechs Wochen am Stück | im Nachtprozess, der Fall steht am nächsten Morgen in der BEM-Maske |
| Wiederholte kürzere Erkrankungen | zusammengerechnet 30 Arbeitstage innerhalb von zwölf Monaten, bezogen auf die Fünf-Tage-Woche | mit der Monatsabrechnung zu Beginn des neuen Monats |
Arbeitet jemand in einem anderen Arbeitszeitmodell, befindet sich im Mutterschutz oder war beurlaubt, rechnet GisboTimer die 30 Arbeitstage anteilig auf die tatsächlichen Sollarbeitstage der letzten zwölf Monate um. Gezählt werden nur Krankentage, an denen Sollzeit bestand. Tage, an denen jemand gearbeitet hat und erst während des Dienstes erkrankt ist, gelten nicht als Krankentage im Sinne des BEM. Beschäftigte mit mehreren Verträgen erscheinen nur einmal.
Von der Einladung bis zum Abschluss
Die BEM-Maske im Personalbereich listet alle Beschäftigten auf, die die Kriterien erfüllen. Jeder neue Fall erhält den Status „offen“.
- Einladung: Per Serienbrief erstellt GisboTimer die Einladungen für alle offenen Fälle. Name, Adresse und die relevanten Krankheitszeiten übernimmt die Word-Vorlage aus den vorhandenen Daten. Nach dem Druck wechselt der Status auf „eingeladen“, das Druckdatum wird gespeichert.
- Erste Erinnerung: Kommt 15 Tage nach der Einladung keine Rückmeldung, bietet GisboTimer die erste Erinnerung an.
- Zweite Erinnerung: Weitere vier Wochen später folgt die zweite Erinnerung für alle, die sich noch nicht gemeldet haben.
- Rückmeldung: Meldet sich die Person, setzen Sie den Status auf „BEM-Einladung angenommen“ (in Bearbeitung), „BEM abgelehnt“ oder „BEM-Fall beendet“. Damit endet die Nachverfolgung per Serienbrief.
Ein zunächst abgelehnter Fall kann später doch angenommen werden. Kommt ein Brief als unzustellbar zurück, drucken Sie das Dokument nach der Korrektur der Adresse erneut, Status und Druckdatum werden dabei richtig gesetzt. Nach einer Ablehnung oder dem Abschluss wird die Person ab diesem Tag wieder in die Ermittlung der Krankheitstage einbezogen.
Abbildung: Maske „Betriebliches Eingliederungsmanagement“
Dokumentation und Abschlussblatt
Jeder BEM-Fall wird mit seinem aktuellen Status gespeichert. Umgesetzte Maßnahmen wählen Sie aus einer Liste, die Sie selbst pflegen, auch mehrere pro Fall. Die Zahl der geführten Präventionsgespräche wird erfasst. Für Ergebnisse und Bemerkungen steht ein Textfeld zur Verfügung, das aus Datenschutzgründen nicht mit exportiert wird. Am Ende des Verfahrens erstellen Sie ein teilautomatisiertes Abschlussblatt, das alle Informationen zum Fall zusammenfasst.
Jahresauswertung aller BEM-Fälle
Die Jahresauswertung, voreingestellt für das Vorjahr, zeigt je Organisationseinheit und gesamt die Zahl der versendeten Einladungen, der geführten Informationsgespräche (also der angenommenen Einladungen) und der Präventionsgespräche sowie die umgesetzten Maßnahmen nach Kategorien.
Auswertung und Fallliste lassen sich nach Excel exportieren. Die Liste enthält Name, Personalnummer, den geprüften Zeitraum, die Kategorie, den Status mit Datum der letzten Änderung, den Grad der Schwerbehinderung und die Organisationseinheit.
BEM-Fälle im Fristenkalender
Offene BEM-Fälle erscheinen auch im Fristenkalender, dem Dashboard von GisboTimer, zusammen mit den übrigen Fristen des Personalbereichs, zum Beispiel dem Ende von Teilzeit, Beurlaubung oder Mutterschutz. Ein Klick auf eine Frist öffnet die passende Maske, mehr dazu im Beitrag GisboTimer zeigt Fristen automatisch im Dashboard.
Abbildung: Maske „Fristenkalender“
Datenschutz im BEM
Angaben zur Arbeitsunfähigkeit sind Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO. BEM-Daten sind deshalb nur für einen eng berechtigten Personenkreis sichtbar und nicht für alle, die mit GisboTimer arbeiten. Wer die BEM-Maske öffnen darf, legen Sie in der Benutzerverwaltung fest. Das Bemerkungsfeld mit den Inhalten des Verfahrens erscheint in keinem Excel-Export.
Praxisbeispiel: Johannes Gutenberg-Universität Mainz
Das BEM-Modul ist gemeinsam mit der Johannes Gutenberg-Universität Mainz (rund 5.000 Beschäftigte) entstanden und wurde dort erstmals eingesetzt. Da die Krankheits- und Abwesenheitsdaten in GisboTimer bereits vorhanden waren, baut das Modul direkt darauf auf. Die Auswertungen nach Maßnahmen und bearbeiteten Fällen nutzt die Universität für ihr Gesundheitsmanagement.
