Automatische Dienstplanung bedeutet, dass die Software den Dienstplan nach hinterlegten Regeln selbst erstellt, statt dass der Dienstplaner jede Zelle von Hand füllt. In GisboTimer bestehen diese Regeln aus Dienst- und Dienstpostenschemen, also wiederkehrenden Abfolgen von Diensten, und aus Dienstpostenberechtigungen. Daraus besetzt GisboTimer die Dienstposten für den gewählten Zeitraum, und zwar nur mit Personal, das dafür berechtigt ist.
Die Dienstplanung ist Teil der Dienstplanungssoftware GisboTimer. Für jede Person und jede Personengruppe hinterlegen Sie, was bei der Planung zu beachten ist, zum Beispiel Vollzeit oder Teilzeit, das persönliche Sollstundenmodell, Ruhezeiten, den aktuellen Überstundenbestand und eine gewünschte Abfolge von Diensten. Dienste, Funktionen und Abwesenheiten legen Sie mit ihren Eigenschaften selbst in den Stammdaten an, so viele, wie Ihre Behörde braucht. Das gilt für den Schichtdienst in Justiz und Landesbehörden ebenso wie für Stadt-, Kreis- und Gemeindeverwaltungen, etwa für den Winterdienst, die Grünflächenarbeiten des Bauhofs oder für Bereiche mit Rufbereitschaft. Einen Eindruck von der Planung im Programm gibt unser Kurzvideo.
Zwei Ansichten für die Planung
Der Dienstplan steht in zwei Ansichten zur Verfügung, in beiden kann geplant werden. Den Zeitraum wählen Sie frei, von einem Tag bis zu mehreren Jahren. Öffnen lässt sich der Plan für eine Dienstplangruppe, für eine selbst gebildete Personenmenge, für eine einzelne Person oder behördenweit.
- Personenorientiert: Links stehen die Beschäftigten, in den Zellen die geplanten Dienstposten mit ihren Kürzeln. Rechts blenden Sie die Statistikspalten ein, die Sie für die Planung brauchen.
- Funktionsorientiert (Soll-Ist-Plan): Links stehen die Dienstposten, in den Zellen die Namen der eingeteilten Personen. Farbige Hinterlegungen zeigen, welche Dienstposten noch besetzt werden müssen und welche überbelegt sind.
Dienste und Abwesenheiten planen Sie per Maus oder direkt über die Tastatur, auch mehrere pro Tag. Bemerkungen lassen sich für jeden Tag und jede Person hinterlegen. Farben und Layout des Plans stellt jeder Benutzer für sich ein. Die tatsächlich geleisteten Zeiten aus der Zeiterfassung per Webterminal, App oder Hardware-Terminal fließen direkt in den Plan und müssen nicht getrennt gepflegt werden.
Automatische Dienstplanung mit Schemen und Berechtigungen
Ein Schema ist eine Abfolge von Diensten oder Dienstposten über beliebig viele Wochen. Sie ordnen es für einen festgelegten Zeitraum einer oder mehreren Personen zu und bestimmen, mit welchem Tag des Schemas jede Person beginnt. Das Schema wiederholt sich, bis das Enddatum erreicht ist.
Über die Dienstpostenberechtigung bestimmen Sie, welches Personal für welche Dienstposten qualifiziert ist. Sollstunden sowie Arbeitszeit- und Schichtmodelle definieren Sie für jede Person einzeln, auch als Modelle, die täglich, wöchentlich oder über mehrere Wochen variieren. Auf dieser Grundlage erstellt GisboTimer den Plan.
Dabei berücksichtigt die Software, wie die Beschäftigten in der Vergangenheit eingesetzt waren, und verteilt so Wochenend-, Feiertags- und Nachtdienste gleichmäßig. Für den Nachtdienst gibt es eine eigene Jahresplanung: Aus den Nachtdienstbereichen, Nachtdienstfunktionen und dem nachtdienstleistenden Personal entsteht ein ganzjähriger Nachtdienstplan für alle Dienstplangruppen, einschließlich eines Vorschlags für den jeweiligen Schichtführer. Jeder Dienstplaner sieht danach in seinem Plan, in welchen Wochen er Personal zum Nachtdienst abstellen muss.
Wie gleichmäßig die Zusatzdienste tatsächlich verteilt sind, zeigt das Werkzeug „Häufigkeiten Zusatzdienst“. Es stellt die Zahl der Samstags-, Sonntags- und Nachtdienste aller Dienstplangruppen gegenüber. Leisten einzelne Gruppen häufiger Zusatzdienst, können Sie testweise Personal verschieben, bevor Sie den neuen Stand speichern.
Praxisbeispiel: Justiz Nordrhein-Westfalen
Die Justizvollzugsanstalten des Landes Nordrhein-Westfalen planen seit 2004 mit GisboTimer ihre Dienste, dokumentieren Arbeitszeiten und berechnen Zulagen. Zuvor arbeiteten die Anstalten mit einem Karteikartensystem, für das nur wenige Regeln festgelegt waren. Mit der Einführung wurden alle bisherigen Verfahren abgelöst. Dienstplaner, Beschäftigte, Personalverwaltung und Ministerium arbeiten heute mit derselben Datenbasis, und landesspezifische Vorgaben wie Änderungen der Arbeitszeitverordnung werden in der Software nachgezogen.
Welche Regeln GisboTimer bei der Planung prüft
Einige rechtliche Vorgaben prüft GisboTimer direkt im Dienstplan.
Ruhezeiten
Nach der manuellen oder automatischen Planung ruft ein Klick die Prüfung der hinterlegten Ruhezeitregelungen auf. Hinterlegt werden die für Ihre Beschäftigten geltenden Regeln, für Tarifbeschäftigte etwa die elfstündige Ruhezeit nach § 5 Arbeitszeitgesetz, für Beamtinnen und Beamte die Arbeitszeitverordnung des Dienstherrn. Jede Verletzung erscheint in einer Liste, lässt sich als gelesen markieren und mit einer Bemerkung versehen. Auf Wunsch bezieht die Prüfung auch geplante Abwesenheiten mit ein.
Warnmeldungen während der Planung
- kein Resturlaub vorhanden
- eine Mitarbeiterin im Mutterschutz oder ein schwerbehinderter Mitarbeiter soll einen Dienstposten besetzen, der dafür nicht vorgesehen ist
- keine Berechtigung für den Dienstposten
- eingegebene Arbeitszeiten für unterschiedliche Funktionen oder Abwesenheiten überschneiden sich
Angeordnete Überstunden und Rufbereitschaft
Angeordnete Überstunden von Tarifbeschäftigten kennzeichnet der Dienstplaner direkt im Plan. GisboTimer überwacht diese Stunden und zeigt an, welche nach § 7 Abs. 7 und 8 TV-L innerhalb der vorgesehenen Frist durch Dienstfrei ausgeglichen werden sollten. Die Inanspruchnahme während der Rufbereitschaft nach § 8 Abs. 5 TV-L wird getrennt nach Wegezeiten, Telefonzeiten und Einsatz vor Ort erfasst und dokumentiert.
Statistik und Soll-Ist-Vergleich
Im Soll-Ist-Vergleich sehen Sie, ob alle Funktionen besetzt sind und jede Person berücksichtigt wurde. Unterbesetzte Dienstposten fallen dabei ebenso auf wie Beschäftigte, die noch nicht eingeplant sind.
Für eine gerechte Einteilung braucht der Dienstplaner neben der Qualifikation auch Zahlen. Die Statistik wird mit jeder Buchung im Dienstplan sofort aktualisiert. Welche Werte Sie einblenden, entscheiden Sie selbst, der Stichtag ist frei wählbar. Zur Auswahl stehen unter anderem:
- aufgelaufene Mehr- oder Minderstunden, gesamt und für den geöffneten Zeitraum
- Soll- und Ist-Stunden im geöffneten Zeitraum
- Resturlaub einschließlich des bereits geplanten Urlaubs im Folgejahr
- restlicher Zusatzurlaub (Dienstbefreiung für Nachtdienst)
- Anzahl der Samstags-, Sonntags- und Nachtdienste seit Jahresbeginn
- geleistete Nachtstunden seit Jahresbeginn und Datum des letzten Nachtdienstes
- Rufbereitschaftsstunden im geöffneten Zeitraum
Die Tagesstatistik zeigt für jede Person und jeden Tag den geleisteten Dienstposten, eventuelle Abwesenheiten, Soll- und Ist-Stunden, Stunden aus Rufbereitschaft, Nachtstunden sowie die zu gewährenden Zulagen und Zeitzuschläge.
Eine Tagesübersicht nennt außerdem die Zahl der eingeplanten Personen und alle abwesenden Beschäftigten des Tages. Wie Abwesenheiten erfasst und bewertet werden, beschreiben die Seiten Urlaubsverwaltung und Abwesenheitsmanagement.
Personalbedarfsermittlung
Aus den erfassten Dienstposten und ihrer Zuordnung zu den Dienstplangruppen ermittelt GisboTimer den Personalbedarf für die gesamte Behörde oder für einzelne Dienstplangruppen. Berücksichtigt werden dabei auch die Freistellung des Personalratsvorsitzes, der Schaltjahresausgleich und Tätigkeiten, die sich nicht aus der Dienstpostendefinition ergeben. Als Planspiel fügen Sie Dienstposten hinzu, streichen Funktionen oder ändern Arbeitszeiten und sehen sofort, wie sich der Personalbedarf verändert. Jedes Ergebnis lässt sich speichern und ausdrucken.
Freigabe und Veröffentlichung des Dienstplans
Am Monatsende bestätigt jeder Dienstplaner mit der Freigabe, dass sein Plan dem tatsächlichen Verlauf entspricht. Auf dieser Grundlage rechnet GisboTimer Stundenkonto, Urlaubskonto und Zulagen ab, wie auf der Seite Zulagenberechnung beschrieben.
Die Beschäftigten sehen ihren Dienstplan und ihre persönlichen Dienstzeiten jederzeit aktuell im Mitarbeiterportal GisboWeb. Welchen Ausschnitt sie sehen, legen Sie fest: nur den eigenen Plan, den der Dienstplangruppe oder den der gesamten Dienststelle.
