Wie der Caritasverband Heidelberg-Rhein-Neckar über mehrere Standorte hinweg alarmiert

Die Eckdaten

Warum braucht ein Wohlfahrtsverband ein Alarmierungssystem?

In den Beratungsstellen und im Außendienst des Caritasverbands HDRN arbeiten Mitarbeitende häufig in Situationen, die sich nicht planen lassen. Konfliktbelastete Gespräche, unübersichtliche Einsatzlagen und Alleinarbeit unterwegs gefährden ihre körperliche Unversehrtheit. Dafür braucht es einen Alarmierungsweg, der schnell, diskret und zuverlässig funktioniert und in ein umfassendes Sicherheitskonzept eingebettet ist.

In einer dezentralen Organisation mit über zehn Standorten reicht es nicht, nur lokal zu alarmieren. Die Unterstützung wird zunächst in unmittelbarer Nähe gesucht. Kann dort niemand rechtzeitig helfen, dehnt sich die Alarmierung kontrolliert auf weitere Ebenen aus.

Was war dem Caritasverband besonders wichtig?

Der Verband wollte keine isolierten Einzelsysteme, sondern eine Lösung, die Beratungsstellen und mobile Einsatzorte in einem gemeinsamen System zusammenführt. Wichtig waren verschiedene Auslösewege und die Möglichkeit, unterschiedliche Notfallalarme (Brand, Erste Hilfe, stiller Alarm, lauter Notfallalarm) schrittweise zu eskalieren, zuerst innerhalb des eigenen Dienstes, dann im näheren Umfeld und schließlich zentral.

Ebenso wichtig war eine Einführung, die auch organisatorisch trägt. Alarmwege, Rollen, Geräte und Eskalationsstufen wurden deshalb früh gemeinsam abgestimmt und mit den Erfahrungen des Gisbo-Teams in einer Pilotphase erprobt.

Womit konnte GisboAlarm überzeugen?

Die Entscheidung für GisboAlarm fiel Ende 2020 nach einer Test- und Auswahlphase. Den Ausschlag gaben die einfache Handhabung, der breite Funktionsumfang und ein stimmiges Preis-Leistungs-Verhältnis. Früh zeigte sich, dass sich GisboAlarm in einer Organisation mit zahlreichen Standorten und Außendienst produktiv einführen lässt.

Einführung mit Schulung und enger Begleitung

Gisbo hat den Caritasverband vom Webinar über Fragerunden und die Pilotphase bis zum laufenden Betrieb begleitet. In der Testphase standen die zuständige IT und Gisbo in engem Austausch über die Konfiguration der Anwendungen mit Alarmstufen, Empfängerlogik und Gerätezuordnung. Die passgenaue Einrichtung ist aus unserer Sicht ein wesentlicher Erfolgsfaktor beim Einsatz von GisboAlarm.

Präsenztermine, Installation und Einrichtung aus der Ferne sowie der laufende Support greifen dabei ineinander. So wurde das System schrittweise ausgerollt und später mehrfach um weitere Lizenzen erweitert.

Welche Hardware kommt zum Einsatz?

Am Arbeitsplatz und im Außendienst lösen die Mitarbeitenden per PC, Smartphone oder Bluetooth-Button aus. In Eingangs- und Wartebereichen ohne feste Arbeitsplätze setzt der Caritasverband zusätzlich Funksender und -empfänger ein, die Gisbo liefert. Das Funkmodul ist in dieselbe Alarmierung eingebunden, sodass ein Standort vollständig abgedeckt ist.

Wie läuft die Alarmierung beim Caritasverband HDRN ab?

Die Alarmierung richtet sich danach, wo Hilfe tatsächlich erreichbar ist. Ein Alarm geht zuerst an den eigenen Standort oder Beratungsdienst. Reicht diese Ebene nicht oder ist dort wegen Abwesenheit keine schnelle Hilfe möglich, wird der nächste Empfängerkreis im örtlichen Umfeld einbezogen und danach die Zentrale.

Für eine große, verteilte Organisation verbindet diese Struktur kurze Reaktionswege mit einer klaren Eskalation. Ein Alarm läuft nicht ins Leere, er geht schrittweise auf weitere Ebenen über. Im Außendienst arbeiten Smartphone, Bluetooth-Button und Software genauso zusammen wie in den Beratungsstellen mit festen Arbeitsplätzen und Funkkomponenten.

Ablauf einer Alarmierung mit Eskalationsstufen

1. Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter löst per Software, App, Bluetooth-Button oder Funksender einen Alarm aus.
2. Der Alarm geht zuerst an den festgelegten Empfängerkreis des eigenen Standorts.
3. Kommt dort keine ausreichende Unterstützung, wird die nächste Stufe im näheren örtlichen Umfeld aktiviert.
4. Reicht auch diese Ebene nicht, geht die Alarmierung an die Zentrale.
5. Ist Hilfe vor Ort nicht möglich, wird nach interner Vorgabe externe Unterstützung eingebunden.
6. Rückmeldungen, Zustellstatus und der Abschluss des Vorgangs werden nachvollziehbar dokumentiert.

Wie werden Alarme nachvollziehbar dokumentiert?

GisboAlarm speichert alle ausgelösten Vorgänge wie Alarmierungen und Zustellstatus automatisch in Log-Dateien. Das erleichtert die Nachbereitung von Alarmen und die Suche nach der Ursache eines Fehlalarms und unterstützt das Qualitätsmanagement des Verbands.

Was GisboAlarm dem Caritasverband HDRN bringt

Für Mitarbeitende

• Alarmierung per PC, Smartphone, Bluetooth-Button oder Funktaster
• Mehr Sicherheit in Beratungsstellen und bei Einsätzen unterwegs
• Auch bei Alleinarbeit im Außendienst nicht auf sich gestellt

Für die Organisation

• Gestufte Alarmierung über Standort, örtliches Umfeld und Zentrale
• Eine Alarmierungslogik für Innen- und Außendienst
• Skalierbar über zahlreiche Standorte, Komponenten lassen sich nachrüsten
• Schulungen und Unterstützung, abgestimmt auf die Organisation

Für die IT

• Betrieb On-Premise in der eigenen Infrastruktur
• Passgenaue Konfiguration von Software, App, Bluetooth-Buttons und Funkkomponenten
• Schneller und unkomplizierter Support
• Log-Daten für die technische Nachvollziehbarkeit und das Qualitätsmanagement

Was sagt der Caritasverband über GisboAlarm?

„Wir nutzen GisboAlarm mit App, PC-Software und Funkkomponenten in Eingangs- und Wartebereichen an über 10 Standorten im Innen- und Außendienst. Die Installation und Inbetriebnahme wurden sehr gut vom Support-Team unterstützt und die weitere Betreuung ist zuverlässig und professionell. GisboAlarm vermittelt unseren Mitarbeiter*innen zusätzliche Sicherheit am Arbeitsplatz.“

Katrin Leidinger, Stabsstelle Qualitätsmanagement & Arbeitssicherheit, Caritasverband Heidelberg-Rhein-Neckar

Mehrere Standorte, Innen- und Außendienst?

Gerne erläutern wir Ihnen, wie sich Eskalationsstufen über Ihre Standorte abbilden lassen. Für den eigenen Test können Sie GisboAlarm bis zu 60 Tage kostenlos nutzen, mit bis zu 2.500 Nutzern.

Welche sozialen Einrichtungen und Verwaltungen GisboAlarm außerdem nutzen, zeigen die Referenzen GisboAlarm.