Dienstplanungs­software für den öffentlichen Dienst

Wofür Behörden eine Dienstplanungs­software brauchen

Im öffentlichen Dienst hat jeder geplante Dienst Folgen für Stundenkonto, Urlaubsanspruch, Zeitzuschläge und Zulagen. Beamtinnen und Beamte werden dabei nach anderen Regeln bewertet als Tarifbeschäftigte, und viele Zulagen müssen an die Besoldungsstelle des Landes oder des Bundes gemeldet werden. Laufen Planung und Abrechnung in getrennten Programmen, müssen dieselben Daten zweimal gepflegt werden. Das kostet Zeit und ist fehleranfällig.

GisboTimer ist aus dieser Aufgabe entstanden. Die Justiz Rheinland-Pfalz suchte eine Software, die Dienstplanung, Urlaubsanspruch und Zulagen in einem Fachkonzept zusammenführt, und hat GisboTimer gemeinsam mit uns konzipiert. Heute arbeiten Justizvollzugsanstalten mehrerer Bundesländer, Universitäten und Hochschulen sowie weitere Behörden mit der Software.

Für wen ist GisboTimer gedacht?

In Justizvollzugsanstalten und anderen Bereichen mit Schichtdienst sind Dienstposten rund um die Uhr zu besetzen. Dort zählen vor allem die Dienstpostenberechtigung und eine gerechte Verteilung der Nacht-, Wochenend- und Feiertagsdienste.

An Universitäten und Hochschulen kommen viele Vertrags- und Arbeitszeitmodelle, Tausende Beschäftigte und dezentrale Zuständigkeiten zusammen. Das Programm selbst braucht dort nur die Personalabteilung. Alle anderen buchen ihre Zeiten, beantragen Urlaub und genehmigen Anträge im Browser über das Mitarbeiterportal GisboWeb.

Verwaltungen und Landesbehörden nutzen GisboTimer vor allem für Gleitzeit, den Urlaubsworkflow, die Fristen im Personalbereich und die elektronische Übermittlung der Zulagen an die Besoldungsstelle. Mehrere Dienststellen führen Sie als eigene Mandanten in einer Datenbank.

Auch für Stadt-, Kreis- und Gemeindeverwaltungen ist GisboTimer ausgelegt, von der Gleitzeit in der Kernverwaltung bis zu Bereichen mit wechselnden Einsätzen. Arbeitszeiten lassen sich dabei ganz einfach auf Kostenstellen buchen, zum Beispiel für die Arbeiten des Bauhofs. Zeiten, Zuschläge und Zulagen gibt GisboTimer an die Entgeltabrechnung weiter, auch an LOGA.

Mit der Justiz Rheinland-Pfalz, der ersten Auftraggeberin von GisboTimer, hat Gisbo 2010 auch die Alarmierungssoftware GisboAlarm konzipiert. Heute setzt unter anderem die Justiz in Rheinland-Pfalz, im Saarland und in Baden-Württemberg beide Systeme ein.

Ein Monat mit GisboTimer in sieben Schritten

1. Personaldaten: Stammdaten, Teilzeit, Beurlaubung, Schwerbehinderung und persönliche Sollstundenmodelle sind hinterlegt. Auf Wunsch werden die Personaldaten regelmäßig aus Ihrem Personalverwaltungssystem übernommen.
2. Dienstplan: Der Plan entsteht automatisch auf Grundlage Ihres Regelwerks oder manuell. Dienste werden nur Personen zugeteilt, die für den Dienstposten berechtigt sind.
3. Zeiterfassung: Die tatsächlichen Arbeitszeiten kommen über Webterminal, App oder Hardware-Terminal und aktualisieren den Dienstplan.
4. Urlaub und Abwesenheiten: Urlaubsanträge laufen über GisboWeb durch den Genehmigungsweg und stehen nach der Genehmigung automatisch im Dienstplan.
5. Monatsabrechnung: Alle Dienstplangruppen werden in einem Vorgang abgerechnet. Stundenkonto, Urlaubskonto, Zusatzurlaub und Zulagen werden dabei aktualisiert. In einer durchschnittlichen Behörde dauert das etwa zwei Minuten.
6. Übermittlung: Zulagen und ausgezahlte Mehrarbeitsstunden gehen an die zuständige Besoldungsstelle. Spätere Korrekturen im Dienstplan erzeugen die nötigen Korrekturbuchungen selbst.
7. Auswertung: Statistiken, Dienstplanauswertungen, Fristenkalender und BEM-Fälle stehen auf Basis derselben Daten zur Verfügung.

Rahmenzeiten, Pausen, Wegezeiten, Gleitzeit, Ruhezeiten und die Zulagensätze Ihres Dienstherrn hinterlegen Sie einmal. Sie gelten danach in allen Modulen.

Schnittstellen zu Besoldung, Personalverwaltung und Zeiterfassung

Ihr Personalverwaltungssystem bleibt das führende System. GisboTimer übernimmt von dort die Personaldaten und gibt die Abrechnungsergebnisse an Besoldungsstelle und Entgeltabrechnung weiter.

Fehlt eine Schnittstelle zu Ihrem System, erstellt unsere Entwicklungsabteilung sie für Sie.

Systemvoraussetzungen

GisboTimer wird in Ihrer eigenen Infrastruktur betrieben. Die Architektur verteilt sich auf drei Rollen: Datenbankserver, Applikationsserver und Webserver. Die Komponenten lassen sich auf einem einzigen Server installieren oder auf mehrere Server verteilen, solange die Server miteinander kommunizieren können.

Der Datenbankserver darf kein Domain Controller sein. Bitte beachten Sie zusätzlich die Herstellerangaben der von Ihnen eingesetzten Datenbank.

Datenschutz und Barrierefreiheit

Da GisboTimer in Ihrer Infrastruktur läuft, bleiben die Personaldaten auf Ihren Servern. Über die Benutzerverwaltung legen Sie für jeden Benutzer fest, welche Formulare er sieht, ob er lesen oder ändern darf und für welche Dienstplangruppen das gilt. Abwesenheitsgründe lassen sich im veröffentlichten Dienstplan durch Scheinkürzel verbergen, BEM-Daten sieht nur ein eng berechtigter Personenkreis. Die Datenschutzmitteilung an die Beschäftigten mit allen über sie geführten Informationen erstellt GisboTimer automatisch. Bei der Entwicklung orientieren wir uns an der BITV 2.0.